Politique de confidentialité

1. Notre engagement à l’égard de la confidentialité

La confidentialité et la protection de vos renseignements personnels* sont des aspects fondamentaux de notre relation d’affaires avec vous. La présente Politique décrit nos pratiques actuelles de gestion de l’information et confirme notre engagement à respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ainsi que les lois du Québec en vigueur en vue de répondre à vos besoins particuliers et à vos attentes en tant que client.

*Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

2. Application de la politique de confidentialité

La Politique de confidentialité procure aux utilisateurs de notre site Web (www.medyx.com), notre application mobile et des services fournis par MEDYX des renseignements au sujet de la façon dont MEDYX recueille, utilise et communique des renseignements personnels. En utilisant nos services, vous consentez expressément à ce que nous collections, utilisions, divulguions et conservions les renseignements recueillis à votre sujet de la manière prévue à la présente Politique.

3. Limite de l’application de la politique de confidentialité

Notre site peut présenter des hyperliens vers des sites exploités par des tiers. MEDYX n’est pas responsable des pratiques ou des politiques de confidentialité de ces sites Web, et la présente politique ne s’applique pas à ces sites Web.

4. Les renseignements recueillis

Renseignements non confidentiels

Notre site Web est conçu pour recueillir automatiquement des renseignements permettant d’identifier les visiteurs du site, l’appareil et le système d’exploitation utilisés ainsi que l’adresse IP à l’aide de fichiers témoins ou « cookies ». Les renseignements techniques recueillis sont utilisés exclusivement à des fins internes par notre personnel du soutien technique. Notre site Web et notre application mobile recueillent certains renseignements sur les visites effectuées et les requêtes demandées. Par exemple, nous compilons des statistiques sur la fréquence et le nombre de visites de notre site Web et de ses pages individuelles. Ces statistiques cumulatives sont utilisées à l’interne pour améliorer notre site Web, concevoir des produits ou services et à des fins de marketing en général. Ces statistiques peuvent également être transmises à des publicitaires ou à des tiers, mais ne comportent aucun renseignement personnel et ne peuvent servir pour recueillir ce type d’information.

Renseignements personnels

MEDYX recueillera et utilisera d’autres renseignements personnels lorsque:

vous vous inscrivez à nos services;
vous vous abonnez à un bulletin d’information sur les produits, demandez à être ajouté à nos listes d’envois pour recevoir de l’information sur nos produits et services;
vous vous enregistrez à une séance de formation ou nous aviser d’un changement d’adresse;
vous remplissez un formulaire;
vous participez à un tirage ou à une autre promotion;
vous soumettez votre opinion dans le cadre d’un sondage en ligne;
vous utilisez nos services et applications de façon générale.

Dans chacun des cas susmentionnés, nous vous demandons normalement de fournir vos noms, adresse électronique, numéro de téléphone, renseignements relatifs à votre pratique, renseignements sur vos préférences quant aux produits, ainsi que tout autre renseignement personnel similaire requis pour vous abonner ou vous inscrire à des services ou des offres. Occasionnellement, nous vous demanderons de fournir des renseignements supplémentaires afin de nous permettre de vous offrir l’accès à certains renseignements, documents et services et de les utiliser. Dans le cas de bulletins d’information sur les produits ou des listes d’envois directs ou électroniques, vous serez en mesure d’annuler votre souscription en tout temps.De plus, nous collectons les « renseignements médicaux personnels » définis comme des renseignements sur des diagnostics, des traitements ou des soins propres à une personne lorsque vous utilisez nos services de facturation.Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que cela est nécessaire compte tenu des raisons que nous avions en premier lieu de les collecter ou conformément aux exigences de la loi. La durée de conservation des renseignements personnels varie en fonction des produits ou services que vous vous êtes procurés et de la nature desdits renseignements personnels.

5. Façon dont MEDYX obtient votre consentement

MEDYX obtient votre consentement à la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels afin de vous procurer des produits et services lorsque vous donnez des renseignements personnels à ces fins. Nous tenons en général pour acquis que vous avez accordé implicitement votre consentement dès que vous utilisez certains produits ou services. C’est notamment le cas lorsque vous utilisez l’un ou l’autre de nos sites Web et/ou application. Cependant, nous collectons des renseignements personnels à votre sujet uniquement avec votre consentement. Selon la situation et le caractère plus ou moins délicat des renseignements communiqués, vous disposez de plusieurs moyens de nous donner votre consentement.

Collecte de renseignement

Lorsque vous consentez activement à la collecte de renseignements personnels, nous considérons que votre consentement est explicite. C’est toujours vous qui décidez de nous fournir vos renseignements personnels. Toutefois, votre décision de ne pas fournirles renseignements personnels que nous vous demandons pourraient limiter les services que nous sommes en mesure de vous offrir et nous rendre plus difficile la tâche de vous conseiller. Si nous sommes dans l’impossibilité de répondre à votre requête selon les renseignements que vous nous avez fournis, nous pourrions vous demander des renseignements supplémentaires afin de déterminer d’autres moyens de vous aider. Votre refus de nous fournir certains renseignements pourrait nous empêcher de remplir nos engagements à votre égard et, dans certains cas, de vous fournir un produit ou un service.

Gestion du mot de passe

En outre, nous vous demandons de fournir des renseignements lorsque vous ouvrez des sessions à partir de notre site Web, où nous vous demanderons de nous soumettre votre identification et votre mot de passe de MEDYX obligatoires pour accéder à certains renseignements, documents ou services. La responsabilité d’en protéger la confidentialité vous incombe. Si vous autorisez quelqu’un d’autre à avoir accès à notre Site Web en utilisant votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, nous supposerons que vous êtes la personne qui a accès à notre Site Web et vous serez tenu responsable de toute action prise en votre nom. En utilisant notre Site Web, vous acceptez la responsabilité de toute activité menée en votre nom. Vous relevez MEDYX de toute responsabilité à l’égard des actions posées par un tiers à qui vous avez donné une autorisation d’accès à notre Site Web.

Apposition de signatures

Lorsque vous complétez et signez un formulaire, vous nous autorisez à agir en votre nom ou à collecter des renseignements personnels notamment avec la RAMQ.

Désactivation fichiers témoins

Vous pouvez refuser ou désactiver les fichiers témoins, si votre navigateur vous le permet. Pour ce faire, consultez les options de configuration de votre navigateur. Cependant, dans un tel cas, vous pourriez avoir de la difficulté à naviguer sur nos sites ou à utiliser certaines fonctions de ceux-ci.

Option de désabonnement

Nous appliquons une norme d’option de désabonnement pour les communications avec vous au sujet de nos produits et services et d’autres produits ou services qui peuvent vous intéresser, en conformité avec la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Si vous ne désirez pas recevoir ces envois postaux, veuillez communiquer avec nous par courriel à info@medyx.com. De plus, vous pouvez cocher “Désabonner” dans chacune de nos communications avec vous par courriel. Veuillez prendre note qu’il peut s’écouler jusqu’à 10 jours ouvrables pour le traitement de votre demande et son application. Si vous décidez de ne plus recevoir certaines communications, MEDYX doit néanmoins continuer de communiquer avec vous afin de vous fournir les produits et services que vous avez requis de notre part. Vous pouvez également à 31 jours et plus de préavis mettre fin à votre abonnement à nos services et ce en tout temps.

Retrait de votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à notre politique de confidentialité ainsi qu’à celles de nos partenaires en nous contactant via courriel à info@medyx.com. Nous ferons le nécessaire pour répondre à vos attentes dans les meilleurs délais selon le contexte. Veuillez noter que le retrait de votre consentement implique des pertes d’accès à tous nos services. Pour les abonnés MEDYX, il ne sera plus possible d’accéder à la plateforme sans votre consentement.

6. Utilisation des renseignements personnels

MEDYX utilise vos renseignements personnels qu’à des fins très précises. Les renseignements personnels transmis lorsque vous utilisez notre application tels que votre nom, code postal, adresse électronique ou numéro de téléphone seront gardés confidentiels et utilisés pour faciliter vos relations-client auprès de MEDYX et à vous faire part d’offres spéciales, de mises à jour ou de nouveaux produits et services de MEDYX ou d’offres de tiers jugées intéressantes.

Dans certaines portions de notre site Web et application, vous êtes invité à fournir des renseignements qui nous permettront, entre autre, de:

vérifier si vous êtes admissible à l’accès et à l’utilisation de certains renseignements,documents et services offerts à partir de notre site Web ou application;
améliorer la convivialité de notre site;
vous aider relativement à des questions ou à des problèmes d’ordre techniques ourelevant du service à la clientèle;
assurer un suivi après votre visite;
appuyer vos relations-client auprès de MEDYX.

MEDYX peut regrouper des renseignements personnels recueillis par son site Web ou application avec des données fournies par des tiers afin de vous offrir des produits et services qui devraient vous intéresser, selon elle. Si MEDYX obtient des renseignements de tiers autres que de sources publiques, elle demande à ces tiers de confirmer qu’ils ont votre consentement pour communiquer vos renseignements aux fins d’utilisation par MEDYX. Dans certains cas, il peut arriver que nous soyons dans l’obligation de transmettre vos renseignements personnels à des tiers pour des raisons autres, par exemple dans le cas d’une dissolution exigeant la vente d’une partie ou de la totalité de l’entreprise ou de ses actifs (dont notre liste de clients comportant vos renseignements personnels), ou si la divulgation des renseignements est autorisée ou exigée par la loi (par exemple, dans le cas de procédures judiciaires ou d’enquêtes gouvernementales). Seules les personnes habilitées sont autorisées à accéder aux informations par nécessité dans leur tâches quotidiennes. Différents rôles et statuts sont attribués à chacun pour contribuer à la protection des renseignements personnels.

7. Méthode de protection de vos renseignements personnels

Des moyens techniques, physiques et administratifs sont mis en place pour assurer la protection de vos renseignements. Voici quelques exemples :

Nous recourrons à des mécanismes de protections techniques comme les systèmes de cryptage des données (256bits ou mieux) utilisant le protocole SSL (Secure Socket Layer), des logiciels de surveillance du réseau ainsi que des pares-feu (firewalls) afin de s’assurer que vos renseignements personnels sont protégés contre tout accès non autorisé, toute divulgation et toute modification inappropriée ou utilisation à mauvais escient.

Parmi les autres dispositifs de protection que nous utilisons, mentionnons que l’accès à nos serveurs est également protégé, qu’une sauvegarde informatique automatique est effectuée aux 24 heures et que nous avons un système de redondance.

Sur le plan administratif, la Politique de protection des renseignements personnels fait partie intégrante de notre Code de conduite et contrat de travail. Chaque employé est tenu de signer un contrat de travail ou un formulaire dans lequel il reconnaît avoir pris connaissance du Code de conduite et s’engage à le respecter. Il est strictement interdit aux employés d’accéder aux renseignements personnels sur un client ou de divulguer ces renseignements s’il n’y a pas été préalablement autorisé. On attend de tous les employés qu’ils maintiennent en tout temps le caractère confidentiel des renseignements personnels des clients et toute infraction à cette règle expose son auteur à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

De plus, lorsque nous concluons une entente avec un fournisseur de services, seuls les renseignements nécessaires à l’exécution de son mandat lui sont fournis. Dans toutes les ententes, nous nous assurons que le fournisseur externe procure une assurance de confidentialité et a mis en place des mesures visant à protéger vos renseignements personnels avec des moyens de sécurité suffisants compte tenu de leur caractère délicat.

8. Accès, gestion et plainte concernant vos renseignements personnels

Vous avez le droit de consulter et de vérifier à votre guise tous les renseignements que nous conservons à votre sujet. Si vous désirez avoir accès aux renseignements que vous nous avez fournis à l’égard de votre compte en ligne et apporter des changements à ceux-ci, ouvrez une session dans votre compte afin de passer en revue et de corriger les renseignements que vous avez fournis.

Vous pouvez également à tout moment communiquer avec nous à l’adresse info@medyx.com dans les cas suivants :

vous avez besoin d’aide pour avoir accès à d’autres renseignements pour les corriger,
vous pensez que vos renseignements personnels ont été traités de façon inappropriée,
vous souhaitez obtenir le retrait ou une copie de vos données grâce au droit à l’oubli et à la portabilité des données.

Nous ferons le nécessaire pour répondre à vos demandes et questions.

9. Modification de la présente politique

MEDYX se réserve le droit de modifier en tout temps et à sa seule discrétion la présente politique. Une telle modification prendra effet dès sa publication sur notre Site Web, sans autre formalité. Il vous incombe de prendre connaissance régulièrement de la présente politique et de ses modifications.

10. Joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question ou renseignement sur la présente politique ou sur le traitement de vos renseignements personnels veuillez vous référer à notre responsable de leur protection joignable par courriel à l’adresse suivante : info@medyx.com.